法院档案电子化综合管理系统

一、需求概述

法院有大量的案件档案和公文档案,还有一些在办案过程中形成的电子档案文件,随着法院诉讼案例的增多,相应地,各类诉讼案例的文档卷宗必将越来越多。通常法院的档案室存放几万甚至十几万卷档案,一旦某件档案需要复查,查询一份案卷需要几个小时,甚至几天时间,影响效率。法院档案保留时间要在20年以上,档案在归档后,需要大量的反复查阅,如何将成千上万的文档存档,如何使办案人员、司法人员快捷地查询到案件的资料等问题,面临在法院档案管理人员面前。为此需要将这些历史档案以及将来的新增档案实现电子化存储、电子档案文件归档,并提供查询使用。

法院档案管理系统可避免上述问题。文档使用高拍仪扫描后,按预先设计的方式建立索引,归档扫描的影像数据,查询时,只需键入索引号或关键词(如档案号)即可在数秒内将原始的案卷影像调阅出来,极大地提高了工作效率。

二、功能结构

从功能分解的角度,整个系统分为扫描加工、档案查询和档案管理三个子系统。

扫描加工:

馆藏法院档案包括纸质、照片、视频、音频档案等重要数据,这些资料进行数字化后以电子档案方式存储在法院档案管理数据库中。

案件检索:

主要完成检索人信息登记、档案的检索、调阅与打印输出。

日常管理:

主要实现对数字化后档案的应用与管理包括文件管理、案卷管理、库房管理等功能模块。

三、业务流程

3.1 扫描加工

馆藏法院档案包括纸质、照片、视频、音频档案等重要数据,这些资料进行数字化后以电子档案方式存储在法院档案管理数据库中。

法院业务部门首先将法院档案移交给档案室,档案室登记实体档案移交记录后,进行档案数字化加工,最终形成对应格式的电子文档。业务流程如图所示:

法院档案电子化流程

3.2 查询服务

通过内部的网站使档案管理系统对法院内部人员提供各类档案利用服务。根据用户的不同权限,确定档案的可查看范围和层次。提供了多种检索方式,包括精确检索、模糊检索、逼进检索等;系统对各种文本格式文件支持全文检索功能。

检索条件:

查询用户可根据档案的分类、题名、主题词、责任者等目录信息在多种档案资源库(包括文本、图像、声音、影像等)中进行相关档案内容的检索,支持模糊查询和精确查询。

分类检索:

根据档案的多级分类标引信息进行逐级交互式档案检索,支持模糊查询和精确查询。

逼进检索:

用户在现有的查询结果范围内,可进行二次的条件检索,再次缩小查询目标范围。

全文检索:

对于经过OCR识别的文书档案以及txt 、html 、Word、pdf 等类别的文字类电子档案,可以进行更为精确的全文检索。

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3.3 档案管理

档案管理业务流程包括文件管理、案卷管理、库房管理等。

文件管理

法院档案管理信息系统将档案资料分为两种:一是文件,二是案卷。在系统中对文件的管理使用文件管理模块。

文件管理模块采用批量智能方式或人工操作方式将采集、接收到的非标准格式的电子文件转换为符合国家相关标准和电子文件格式,同时可根据采集时所带的目录信息,自动进行分类,在服务器端形成结构化有序存储的文件库。

案卷管理

本业务流程主要实现对各种案卷级档案数据资料的管理,主要操作为档案资料数据的录入和输出以及对原文的管理。该业务模块具有组卷管理和案卷鉴定等功能。其中组卷管理包括档案立卷、案卷著录和对案卷的组、插、合、拆卷等功能。

库房管理

库房管理实现了对档案原件的管理。主要包括实体管理、档案移交、借阅管理和鉴定销毁等功能。其中。实体管理利用条形码技术实现了档案库房空间的数字化管理和实体档案的自动定位。

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