捷宇资讯 | 推进公证卷宗电子化进程

2017-10-18

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推进公证卷宗档案电子化管理

纸质化卷宗管理有着先天性缺陷,如浪费大量人力和纸张,同时,公证档案不断增加,还占用了大量的空间资源,并且纸质档案存在易风化、易灭失的风险,管理较为困难。由于纸质化档案管理存在许多弊端,近年来很多公证处的档案管理工作也开始由人工管理转向计算机管理。通过开发档案管理软件,将物理资料扫描进系统,上传云端或录入光盘等载体,由计算机集中管理,这样的管理形式较传统档案管理有以下好处:

有效节约人力物力

将物理档案信息化,上传云端或其他载体,无需专人进行档案管理,也无需使用大量纸张和档案存放空间;

降低档案管理风险,保障档案长久保存

通过信息化处理的档案,可在云端永久保存,避免了纸质档案风化、灭失的风险;

方便资料调取,利于信息交互

对有过申请记录的公证申请人,公证机构可以直接在系统中调取公证材料,查询相关信息,

既免去了调档的繁琐手续,也能及时对公证申请人进行身份核查,降低公证风险;

便于监督部门抽查档案,有效加强对公证工作的监督

档案信息化管理后,监管部门免去了现场查阅物理卷宗的麻烦,直接在系统中调取电子档案即可实现对公证机构的监督。

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随着牡丹江市公共法律服务平台的开发和建设,在牡丹江市司法局党委的大力支持和帮助下,牡丹江公证处引进新的公证业务系统,新增了公证卷宗电子化功能。2016年2月起,我处初步实现公证卷宗电子化,公证员在办理业务过程中,将当事人提交的各类材料全部扫描上传,方便在审批、调档时查阅;2017年6月1日起,我处实行各类公证卷宗全部电子化,承办公证员每月将办理的公证档案整理后打印出卷宗目录,公证员助理把纸质公证卷宗从目录起至卷宗封底逐页扫描全部上传至公证业务系统中;为将历史卷宗实现电子化,我处新增一名档案员,将2016年2月以前的历史公证卷宗进行补录公证信息、补扫全部卷宗,目前,我处公证卷宗已补录至2014年5月。我处公证卷宗实现电子化管理后,档案员不用再往返档案室频繁调取纸质公证卷宗,以往公证员调卷时,需要经过公证员申请登记、主管主任审批、档案员调回档室、公证员复印相关内容等程序,现在已实现电子卷宗的,档案员在办证系统中查阅后,将相关内容打印盖章即可交给公证员使用,大大提高了工作效率,实现科学化、规范化管理,提升了我处信息化建设水平。

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图为档案人员使用捷宇高拍仪进行卷宗电子化


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